Por Nora Ribera (Presidente de la Comisión de Geotecnología e Informática del IAPG) y Santiago Serebrinsky (Presidente de la Comisión de Innovación Tecnológica del IAPG).
Las 1eras Jornadas virtuales de (R)Evolución Digital para Oil& Gas (JReD) nos dejaron una enriquecedora muestra de trabajos de vanguardia en tecnologías digitales y plasmaron exitosamente una nueva modalidad de encuentros técnicos.
En el mes de Septiembre de este año se marcó un nuevo hito en el IAPG: se realizaron, de manera enteramente virtual, las Primeras Jornadas de (R )evolución Digital, realizadas por plataforma Webex.
En efecto, estas Jornadas resultaron del trabajo conjunto de dos importantes comisiones del Instituto: la Comisión de Geotecnología e Informática, y la Comisión de Innovación Tecnológica.
Este proyecto fue el resultante de la asociación de las 4tas Jornadas de Innovación Tecnológica JIT4.0 y las 8vas Jornadas de Geotecnología, con una convergencia en diversos aspectos temáticos y de organización, y la identidad de ambas comisiones.
Fig. 1: Antes de y durante las JReD.
Las Jornadas, en su formato totalmente remoto, se llevó a cabo los días 14 y 15 de septiembre del 2020, y estuvo organizado en 4 salas virtuales simultáneas para trabajos técnicos y otras 3 salas en las cuales los 12 auspiciantes principales presentaron sus últimas novedades, ver Fig. 2.
Fig. 2: Lobby virtual de las JReD.
Las JReD contaron con un total de 92 trabajos presentados por oradores del país y del exterior, 2 presentaciones plenarias de YPF y Tenaris, y fue auspiciado por 19 empresas. La Fig. 3 muestra la distribución geográfica de los trabajos recibidos inicialmente. El evento contó con un total de 2450 inscriptos, con aproximadamente 600 a 700 visitantes simultáneos transitando virtualmente las 7 salas en todo momento, siendo el evento con mayor participación del IAPG, con excepción de las AOG.
Fig. 3: distribución geográfica de los trabajos recibidos inicialmente.
Otra de las novedades que se vieron en esas Jornadas fue el de la incorporación de dos espacios de “chill‑out” al finalizar las sesiones. El primer día, el conocido músico argentino Gustavo “Palo” Pandolfo brindó un recital de sus temas y el segundo día Diego Migliaro, creador del programa “Mi lado V”, presentó “Malbec y música”, dando así a las Jornadas en su cierre un espacio distinto al de las sesiones técnicas.
La visión de las Comisiones CGI y CIT
La organización, el desarrollo, y la experiencia capturada de estas Jornadas fue compleja debido a los acontecimientos de público conocimiento y el contexto, complicado tanto por la pandemia de COVID‑19 , como por la difícil situación que atraviesa nuestra industria.
Factores determinantes al realizar un evento en formato totalmente virtual
Para la Comisión de Geotecnología e Informática (CGI) era primordial tratar de realizar un evento distinto al que venimos realizando desde el año 2002 en el marco del Congreso de Exploración y Desarrollo del IAPG (CONEXPLO). Ya teníamos desde el 2019 la idea de hacer un nuevo evento propio y cuando Santiago me vino a ver en ese año con la propuesta que tenían en mente desde la Comisión de Innovación Tecnológica, con contenidos que incluían Data Management, coincidimos en hacer un evento juntos aunque en ese momento no imaginamos que íbamos a terminar con un formato totalmente virtual.
El factor decisivo se dio en marzo cuando vimos que en el hemisferio norte el tema COVID‑19 estaba generando muchos problemas y que todos los eventos que antes se hacían presenciales estaban adoptando este nuevo formato y con asistencia gratuita.
Por su parte, la joven Comisión de Innovación Tecnológica (CIT) estaba planificando un evento puente entre las JIT3 (del 2019) y sus cuartas Jornadas (JIT4.0). Las tres anteriores habían tenido una difusión y participación en aumento. Al asociarnos con la CGI, el formato del evento tendría la envergadura acorde con las JIT4.0. Cuando apareció la contingencia del COVID‑19, y había gran incertidumbre en varias aristas, desde las dos comisiones impulsamos con definición el evento virtual, buscando reducir los frentes de indecisión, pero sobre todo aprovechar una oportunidad particular.
Gestión de la organización de esta modalidad novedosa
Algunos aspectos eran similares a la organizacion de jornadas tradicionales (la búsqueda de trabajos de calidad, de un jurado a la altura, etc) mientras que en otros aspectos hubo que aprender sobre la marcha junto con el IAPG. Por otro lado se constituyó un Comité Organizador con miembros de ambas comisiones que se dividió en los subcomités Académico, Comercial, Institucional TI y Comunicación con temas específicos para trabajar e investigar y cuyos resultados se compartían semanalmente.
Las primeras conversaciones fueron en forma presencial. Pero a poco de iniciado el camino, toda la gestión se trasformó en virtual. Rápidamente abrimos los canales de comunicación Comisiones-IAPG-Auspiciantes-Oradores, y notamos el aprendizaje continuo.
Recepción en un contexto de incertidumbre
Fue mucho mejor de lo esperado. Si bien al principio hubo que hacer difusión muy fuerte, hubo un punto de inflexión a partir del cual notamos un interés creciente en participar del evento. Inicialmente se recibió un volumen medio de trabajos, mientras las novedades del COVID‑19 nos impactaban minuto a minuto. Gracias a la difusión, el número de trabajos y consultas aumentó mucho. Progresivamente hubo un marcado interés de las empresas, que nos llevó a tomar salas de auspiciantes adicionales.
La interacción entre ambas comisiones
Muchos integrantes de ambas comisiones se conocen desde hace años así que se puede decir que todo fluyó muy bien. Los temas principales los tratábamos en la reunión de comité organizador semanalmente y luego los compartíamos cada uno en sus comisiones. Debo destacar el compromiso y dedicación para promover la participación y convocar oradores que tuvieron los integrantes de ambas comisiones lo que se tradujo en un contenido técnico de primer nivel.
La CIT es una de las comisiones “transversales” del IAPG. Como tal, hay algunos integrantes compartidos con la CGI, con conocimiento histórico de los eventos, oportunidades, etc. Esto facilitó mucho la coordinación interna y vinculación con IAPG y otros actores. Esta fue una experiencia definitivamente recomendable.
Aspectos más sobresalientes para destacar de las Jornadas
En primer lugar la cantidad de asistentes al evento. En segundo lugar el haber tenido la posibilidad de contar con la cantidad y calidad de los oradores del exterior algo que es más difícil en un evento presencial por los costos que significan traerlos al país.
Si bien confiábamos en tener unas excelentes Jornadas, el resultado superó las expectativas, en todo sentido. La calidad de la organización y el contenido técnico, y otros específicos de gente a la cual estas Jornadas les hicieron una diferencia en lo profesional, por vinculación, aprendizaje, etc. Este feedback es el mejor testigo de la valoración del evento.
Lecciones aprendidas
Fundamentalmente, a organizar un evento virtual que gracias al IAPG y su experiencia en organización de eventos todo salió en forma impecable hasta el considerar a los moderadores como actores clave para este tipo de evento.
Podemos capturar los vaivenes fruto de incertidumbres como impulso para probar nuevas oportunidades. Lo esencial es conformar los equipos adecuados y motivados (CGI-CIT-IAPG), y nutrirlos con los desafíos que los traccionen.
Para las próximas ediciones estamos pensando en incluir alguna forma de networking e incluir algún curso pre-jornada con alguna temática de interés general.
Nos quedaron varias ideas en el tintero, y para algunas de ellas ni siquiera hay aún tecnologías suficientemente desarrolladas. El tempo post-pandemia con certeza nos ayudará en esta dirección. El “pasillo virtual” es la más prominente, pero además queremos crear un marco continuo de difusión de nuestras temáticas. La virtualidad ha impulsado series de conferencias por parte de las distintas comisiones del IAPG, que es en definitiva parte de este marco. |
